Projekta priekšlikuma plāns
Jauna projekta ideja var likties ģeniāla un neatvairāma, tomēr tās īstenošana gandrīz vienmēr ir atkarīga no citiem. Piemēram, no augstākstāvoša vadītāja (priekšnieka) vai naudas maka turētāja. Tādēļ savu ideju par jaunu projektu vajag rūpīgi apdomāt un censties izklāstīt iespējami vienkārši un saprotami, ievērojot vienkāršu un loģisku plānu. Viens no šāda izklāsta plāna variantiem lasāms nākamajās rindkopās.
Situācija. Īss situācijas apraksts, kas raksturo notikumus un pašreizējos faktus, kas ir par pamatu projekta iniciēšanai. Tā ir sava veida priekšvēsture vai prologs, kas sagatavo lasītājus turpmākajam informācijas izklāstam.
Problēma vai uzdevums. Argumentēti pamatots konkrētais stāvoklis vai situācija, kas neapmierina vai nenodrošina noteiktas objektīvas vajadzības. Tās var būt normatīvajos aktos noteiktas prasības vai arī izmaiņas darbības sfērā. Tas var būt arī augstākas vadības dots uzdevums. Tomēr jebkurā gadījumā jāpiemin, kādas var būt sekas, ja projekta ideja netiek īstenota.
Virsmērķis. Jāapraksta stāvoklis vai process ilgākā termiņā, kuru veicinās konkrētā projekta īstenošana. Citiem vārdiem sakot – saprotami jāpaskaidro, kāds būs reālais ieguvums īstenojot projektu. Virsmērķis var būt arī ilgtermiņa programma, kura sastāv no vairākiem atsevišķiem projektiem.
Konkrētais mērķis. Īss projekta produkta apraksts – reāli izmērojams projekta gala rezultāts. Vieglāk izmērīt, ja uzceļ vai rada kaut ko taustāmu (ēku vai priekšmetu), bet, ja projekta mērķis mainīt kādus procesus, procedūras, arī tad jāatrod veids, kā izmērīt ieguvumu. Piemēram, samazinās iesaistīto cilvēku skaits, saīsinās procesa norises laiks un tml.
Projekta ieviešanas gaita:
Nepieciešamo materiāli tehnisko līdzekļu (MTL) iegādes. Kas un kādēļ nepieciešams. Kur izvietos. Kā ieviesīs lietošanā. Kā ekspluatēs. Tirgus izpētes rezultāti.
Nepieciešamā personāla nodrošināšana. Personāls projekta īstenošanai. Personāls projekta produkta lietošanai. Personāla atlase, apmācība un izvietošana.
Nepieciešamās infrastruktūras nodrošināšana. Pagaidu infrastruktūra projekta ieviešanai. Infrastruktūra MTL izvietošanai un apkalpošanai. Infrastruktūra personālam.
Prognozējamās projekta izmaksas. MTL iegādēm, transportēšanai, ieviešanai lietošanā, personāla sagatavošanai, infrastruktūras izveidei un uzturēšanai un tml. Projekta produkta ekspluatācijas izmaksas, salīdzinot ar izmaksām pirms projekta uzsākšanas (finansiālais ieguvums). Iespējamie finansējuma avoti un lielāko izmaksu grafiks.
Šajā stadijā grūti paredzēt precīzas izmaksas. Tās var būt robežās +/- 20 – 25 %, tomēr svarīgi parādīt, ka ir padomāts un paredzētas visas iespējamās izmaksu pozīcijas, kas novērsīs papildus (neplānoto) izmaksu pārsteigumus.
Saistība ar citiem projektiem. Izvērtēt iespēju piesaistīt resursus (MTL, personālu) no citiem projektiem, kurus īsteno organizācija (uzņēmums). Tā var samazināt projekta izmaksas, vienlaikus paaugstinot personāla un MTL izmantošanas efektivitāti. Var arī rasties vajadzība pārplānot cita projekta ieviešanu vai tos pat apturēt. Bet tādam priekšlikuma jābūt labi pamatotam, norādot ieguvumu.
Risku analīze. Nav projektu, ap kuriem nepastāvētu tādu dažādu faktoru ietekme. Par tiem jārunā uzreiz, norādot gan iespējamo ietekmi uz projektu, gan arī minot priekšlikumus, kā mazināt riska faktoru ietekmi.
Projektā iesaistītās struktūras. Tikai pavisam mazi projekti ir īstenojami ar viena cilvēka pūlēm. Par tādiem arī negatavo tik detalizētu priekšlikuma aprakstu. Tādēļ jāparedz ne vien kādas struktūras (institūcijas un uzņēmumi) jāiesaista projekta īstenošanā, bet arī to – kāda ir katras struktūras loma šajā projektā. Papildus tam sniedz arī priekšlikumu, kādai vajadzētu būt projekta vadības un kontroles struktūrai.
Kopsavilkums
Šādi sagatavots projekta priekšlikums dod argumentētu pamatojumu projekta nepieciešamībai, kā arī lēmējiem (augstākai vadībai un finansētājiem) parāda gan projekta apjomu, gan aptuvenās izmaksas, gan arī to, ka esat nopietni domājis par pašu projekta īstenošanu. Tas ir labā pretstatā tam, kā daudzi projekta iniciatori sāk ar dažiem prezentācijas slaidiem un daiļu runāšanu, bet … tā arī ir visa informācija par projektu – reālajām izmaksām, īstenošana gaitu un vadības procesu. Bieži, pateicoties personīgiem kontaktiem, nauda tiek dabūta – bet cits jautājums – cik efektīvi tā tiek izlietota?
Visits: 61
