Iepriekš varējāt lasīt par to, Kā sagatavot un organizēt sanāksmes. Tagad īsi, ja izdosies, par to, kā vadīt darba sanāksmi, lai tā sasniegtu maksimālos rezultātus.
Sanāksmes vietas sagatavošana.
Pirms sanāksmes sākuma pārliecinās par to:
- Vai vietā ir norādes, kā dalībniekiem atrast sanāksmes vietu. Ja nepieciešams, norīko cilvēku, kurš sagaida un dod norādījumus vai arī pats pavada uz sanāksmes norises vietu.
- Vai vietu skaits sanāksmes telpā ir atbilstošs plānotajam dalībnieku skaitam. Labāk, lai kāda vieta vairāk nekā pietrūkst.
- Vai pietiekamā skaitā ir sagatavoti un izvietoti izdales materiāli. Tos var nolikt katra dalībnieka vietā, bet tādā gadījumā sanāksmes sākumā lielākā daļa uzmanības tiks veltīta šo materiālu pētīšanai nekā klausīsies sanāksmes vadītāja teiktajā.
- Vai darbojas telpas apsilde – ventilācija. Jācenšas dalībnieku vietas novietot tā, lai viņi tiktu pasargāti no caurvēja vai kondicioniera auksta gaisa plūsmas.
- Vai darbojas nepieciešamā aparatūra: dators, projektors, interaktīvā tāfele un citas ierīces. Šo pārbaudi nedrīkst atlikt uz pēdējo minūti, lai paliek laika kaut ko labot un nomainīt, ja nepieciešams.
Sanāksmes ievads
Sanāksmi jāsāk paredzētajā laikā: ar to izrādot cieņu tiem dalībniekiem, kuri plānojuši savu laiku tā, lai ierastos savlaicīgi. Izņēmums varētu būt, ja kāds dalībnieks pabrīdina, ka līdz nonākšanas sanāksmes telpā palikušas viens dažas minūtes.
Sākot sanāksmi dalībniekus iepazīstina ar sanāksmes vadītāju (vai arī pamato, kāpēc tieši šis cilvēks vadīs sanāksmi), ja to nedara augstākais klātesošais vadītājs (amatpersona).
Ja sanāksmē piedalās pieaicinātās personas, kuras ikdienā nav saistītas ar organizāciju (institūciju), tad iepazīstina ar tām un īsi paskaidro piedalīšanās nolūku (var ļaut to darīt šīm personām pašām, bet jāizvairās no liekvārdības).
Paziņo sanāksmes mērķi, darba kārtību (izskatāmos jautājumus, plānotos pārtraukumus un tml. , ja sanāksme ilgāka par 1,5 stundām) un plānoto sanāksmes ilgumu (pie kā arī vajadzētu pieturēties), lai sanāksmes dalībniekiem nav vajadzības veikt izmaiņas savā darba dienas atlikušās daļas plānā.
Aicina sanāksmes dalībniekiem reģistrēties, norādot kontaktinformāciju, piemēram, e-pasta adresi, uz kuru nosūtīt sanāksmes gala „produktu” – lēmumu, uzdevumus un tml.
Sanāksmes dalībniekiem izdala nepieciešamos dokumentus (materiālus) vai arī aicina sagatavot līdzpaņemtos – iepriekš izsūtītos materiālus – un dot laiku 5 – 10 minūtes šo dokumentu pārlasīšanai.
Pirmajā brīdī šāds laiks „pārlasīšanai” liekas lieka laika tērēšana, tomēr pēc šīm 5-10 minūtēm visiem sanāksmes dalībniekiem būs vienādas „starta zināšanas” par sanāksmē aplūkojamo jautājumu. Pretējā gadījumā ziņojuma (diskusiju) laikā daļa tāpat „čubinās” papīrus un nesekos līdzi sarunai un nebūs spējīgi objektīvi noformulēt savu viedokli.
Sanāksmes gaita
Ja tā ir periodiska sanāksme par kāda procesa norisi, piemēram, projekta gaitu, tad sanāksmi sāk ar īsu apkopojumu par to, kas paveikts kopš iepriekšējās sanāksmes. Lai taupītu laiku, ieteicams, ka apkopojumu izdala rakstveidā vai arī nolasa viena persona, īpaši izceļot problēmas un to, kas izdarīts vairāk nekā plānots.
Ja vien dalībnieku skaits nav pārāk liels, tad par apspriežamo jautājumu jādod iespēju īsi un argumentēti izteikties katram no klātesošajiem, vai arī vismaz galvenajiem speciālistiem un lēmuma pieņēmējiem.
Lai arī cilvēki pēc savas būtības ir dažādi – piemēram, mazrunīgie un pļāpātāji, vienmēr par kaut ko aizvainotie un sapņotāji – sapulces vadītājam jācenšas korektā veidā panākt, lai diskusijas notiktu tikai par plānoto tēmu. Ja arī parādās kāds jautājums, kuru principā būt vērts ņemt vērā, tomēr uzreiz jāizlemj, vai par to runāt jau šajā sanāksmē, vai arī pierakstīt apspriešanai citreiz, vai arī individuāli pēc sanāksmes beigām.
Īpaši grūti sanāksmes vadītājam var klāties tad, ja sanāksmē piedalās par viņu augstākas amatpersonas, kuras var arī neievērot sanāksmes plānu. Šajā gadījumā viss atkarīgs no sanāksmes vadītāja pieredzes un autoritātes. Padomu dod grūti.
Sanāksmes vadītājam nav jāuzspiež savu viedokli, bet gan jākontrolē diskusijas gaitu un to jānotur produktīvā gultnē.
Iespējams, ka jau iepriekš ir sagatavoti iespējamie lēmumu varianti, ar kuriem sanāksmes sākumā iepazīstina dalībniekus. Tādā gadījumā vienlaikus jāinformē par šo lēmumu iespējamo ietekmi uz kopējo projekta gaitu un mērķu sasniegšanu, dodot sanāksmes dalībniekiem izteikt savu viedokli.
Tā biežāk rīkojas augstākā līmeņa vadītāji, kuriem reizēm vajadzīgs kāds papildus arguments vai arī psiholoģisks atbalsts jau iepriekš pieņemta lēmuma apstiprināšanai un iekšēju šaubu dzēšanai.
Darba sanāksmes nobeigums
Darba sanāksmei iespējami divi nobeiguma varianti:
A.Tiek pieņemti lēmumi par konkrētiem jautājumiem;
B.Noskaidroti iespējamie risinājumi un to ietekme uz projektu, par kuriem gala lēmumu pieņem augstākas amatpersonas, ja tās pašas nepiedalās sanāksmē.
Manuprāt, obligāti nav jāpanāk visu sanāksmes dalībnieku vienprātība par katru sanāksmes jautājumu. Cenšoties, lai visi būtu apmierināti, var novirzīties vai nemaz nesasniegt organizācijas mērķus.
Svarīgāk ir panākt katra sanāksmes dalībnieka izpratni, kādēļ, kādu mērķu sasniegšanai jāpilda konkrētais uzdevums. Un atgādināt par lojalitāti organizācijai – reizēm jādara arī tas, kas īsti nepatīk. Iespējams, ka pēc sanāksmes beigām „citādi domājošie” mainīs savu viedokli aktīvi iesaistīsies mērķu sasniegšanā, vai arī vismaz neradīs apzinātu pretestību citiem.
Sanāksmes nobeigumā:
- Īsumā sniedz kopsavilkumu par pieņemtajiem lēmumiem vai sagatavotajiem lēmumu projektiem;
- Nosaka uzdevumus katram sanāksmes dalībniekam un to izpildes termiņus;
- Paziņo par plānoto nākošās sanāksmes laiku.
Papildus materiāls: Īss plāns kā plānot un vadīt sanāksmes – pdf formātā lejuplādēšanai
Lai lasītu vairāk par līdzīgu tēmu, ieskatieties sadaļā: Projekta vadība
Ja jums šis raksts patīk un domājat, ka tas varētu interesēt arī jūsu draugus un paziņas, tad, lūdzu, iesakiet viņiem to, nospiežot uz kādu no zemāk redzamās attiecīgas sociālo tīklu ikonas (Draugiem, Facebook vai Twitter).
…
Visits: 167
