Kā sagatavot un organizēt darba sanāksmes

Projekta vadībaKatrs, kurš vada kādu institūciju vai struktūrvienību, ir piedalījies sanāksmēs. Un pēc katras no tām bijis secinājums – sanāksme bija vērtīga vai arī bezrezultatīva laika pavadīšana. Bieži sanāksme patiesi ir tikai sanāksmes pēc (ķeksīša pēc) un tās dalībniekiem veido negatīvu attieksmi pret jebkuru sanāksmi.

Arī projektu vadītājiem jādomā par dažādu sanāksmju organizēšanu un plānošanu. Tādēļ dažas lietas, par ko noteikti jāpadomā plānojot un organizējot darba sanāksmes.

 

1.Skaidrs sanāksmes mērķis

Katra sanāksme tiek plānota ar kādu konkrētu mērķi.

A. Informatīva sanāksme – lai sniegtu vispārēju informāciju par situāciju kādā jautājumā, par turpmākajiem vadības un organizācijas mērķiem un plāniem un tml.

B. Vienotas sapratnes veidošanai – lai ieviestu ko jaunu, jaunajām idejām jācenšas iegūt pēc iespējas vairāk atbalstītāju. To var panākt vienuviet sapulcējot visas ieintersētās personas vai organizāciju pārstāvjus, lai “no pirmās mutes” informētu par jaunajiem mērķiem, ieguvumiem un iespējamiem ierobežojumiem ideju realizēšanas laikā.

C. Lēmuma pieņemšanai – ik palaikam jāpieņem lēmumi par turpmāko darbību. To dara vienpersoniski, vai arī sanāksmē ar attiecīgi pilnvarotu personu (pārstāvju) piedalīšanos. Sanāksmei lēmumu pieņemšanai vajadzētu notiky pēc tam, kad notikusi interesentu tiksānās (vienotas sapratnes veidošanai), jo tad sapulces dalībnieki jau laicīgi ir zinoši par situāciju un mazāk laika tērēs tukšās sarunās un emociju izpausmēs.

 

2. Atbilstoša dalībnieku izvēle

Dalībnieku loks atkarīgs no konkrētās sanāksmes mērķa.

A. Informatīvajā sanāksmē labāk uzaicināt plašāku cilvēku skaitu, lai viņi informāciju saņemtu tieši no vadības (sanāksmes vadītāja), bet ne kolēģu pārstāstītu un sagrozītu ar “pa savam”.

B. Vienotas apratnes veidošanai ieteicams uzaicināt dalībniekus no visām struktūrām, institūcijām un organizācijām, kuras  kaut nedaudz var būt saistītas ar projektu (jaunām idejām) gan plānošanā, gan īstenošanā, gan arī gala produkta lietošanā. Šajā sanāksmē nav jāpieņem lēmums, bet sanāksmes vadītājam jābūt gatavam sniegt argumentētus papildus skaidrojumus par projektu, ja tas nepieciešams. Vajag vaidot sapratni par projektu, bet tas nenozīmē, ka jāpanāk vienprātība. Nevajag baidīties aicināt arī projekta oponentus. Šādā sanāksmē visas ieinteresētās puses saņem vienādu un nesagrozītu “starta” informāciju. Pieļaujamas arī dalībnieku savstarpējas diskusijas, kurās var parādīties problēmas un labas idejas, kuras projekta vadītājs palaidis garām iepriekš.  Detalizēti ar konkrētiem  interesentiem var spriest citu sanāksmju laikā. Tā cienīsiet arī  to cilvēku laiku, kuriem nav papildus jautājumu.

C. Lēmuma pieņemšanā piedalās tikai tie pārstāvji, kuri ir kompetenti un pilnvaroti pieņemt lēmumu konkrētā jautājumā. Nepieciešamības gadījumā var pieaicināt ekspertus (speciālistus).  Tātad – dalībnieku skaits salīdzinoši neliels. Sanāksmes mērķis – konkrēti lēmumi par to, kas un kad jāizdara, kurš par ko ir atbildīgas.

 

3. Sanāksmes dalībnieku informēšana

Pēc tam, kad pieņemts lēmums par sanāksmes organizēšanu, iespējami agrāk tās dalībniekus jāinformē par:

  • sanāksmes laiku
  • sanāksmes vietu
  • plānoto sanāksmes ilgumu
  • sanāksmes mērķi
  • kā dalībniekiem jāsagatavojas sanāksmei (jāpaņem kādi dokumenti, jāsagatavo ziņojumu, prezentāciju un tml.)
  • kad dalībniekiem tiks nosūtīta  nepieciešamā papildus informācija

Šāds sākotnējs paziņojums dalībniekiem ļauj laicīgi plānot savu laiku un izbrīvēt piedalīšanos jūsu plānotajā sanāksmē.

Tad, kad zināma sanāksmes darba kārtība un cita informācija, to dalībniekiem nosūta iepriekš noteiktajā laikā.  Jo sagatavotāki uz sanāksmi ieradīsies dalībnieki, jo īsāku laiku tā aizņems un labāks būs rezultāts.

 

4.Sanāksmes vietas sagatavošana

Labi saskatāmas un nepārprotamas norādes kā atrast sanāksmes telpu pie ieejas vai arī sagaidošā persona

Dalībnieku skaitam atbilstošs ierīkotu vietu skaits telpā

Nepieciešamais aprīkojums telpā – projektors, dators, printeris, kopētājs un tml. (ja vajag to visu) un iepriekš pārbaudīt vai visas ierīces darbojas). Pēc Mērfija likuma – viss sabojājas pašā nepiemērotākajā brīdī, jo prezentāciju tehniku parasti lieto ne-speciālisti bet vienkārši ofisa darbinieki.

Papildus materiāls: Īss plāns kā plānot un vadīt sanāksmes – pdf formātā lejuplādēšanai

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmailby feather
rssyoutubeby feather

You may also like...