Katrs, kurš vada kādu institūciju vai struktūrvienību, ir piedalījies sanāksmēs. Un pēc katras no tām bijis secinājums – sanāksme bija vērtīga vai arī bezrezultatīva laika pavadīšana. Bieži sanāksme patiesi ir tikai sanāksmes pēc (ķeksīša pēc) un tādejādi tās dalībniekiem veido negatīvu attieksmi pret jebkuru sanāksmi.
Arī projektu vadītājiem jādomā par dažādu sanāksmju organizēšanu un plānošanu. Tādēļ pēc praktiskās pieredzes iesaku dažas lietas, par ko noteikti jāpadomā plānojot un organizējot darba sanāksmes.
1.Skaidrs sanāksmes mērķis
Katra sanāksme tiek plānota ar kādu konkrētu mērķi.
A. Informatīva sanāksme – lai sniegtu vispārēju informāciju par situāciju kādā konkrētā jautājumā, par turpmākajiem vadības un organizācijas mērķiem un to īstenošanas plāniem un tml.
B. Vienotas sapratnes veidošanai – lai ieviestu ko jaunu, jaunajām idejām jācenšas iegūt pēc iespējas vairāk atbalstītāju. To var panākt vienuviet sapulcējot visas ieintersētās personas un organizāciju pārstāvjus, lai “no pirmās mutes” informētu par jaunajiem mērķiem, ieguvumiem un iespējamiem ierobežojumiem ideju realizēšanas laikā. Tas nozīmē, ka visiem interesentiem tiek nodota vienāda informācija un mazinās dažādu pārpratumu rašanās iespēja.
C. Lēmuma pieņemšanai – ik palaikam tiek apkopota informācija par paveikto un jāpieņem lēmumi par turpmāko darbību. To attiecīgais vadītājs dara vienpersoniski, vai arī sanāksmē ar attiecīgi pilnvarotu personu (pārstāvju) piedalīšanos. Sanāksmei lēmumu pieņemšanai vajadzētu notikt tikai pēc tam, kad notikusi interesentu tikšanās (vienotas sapratnes veidošanai), jo tad sapulces dalībnieki jau savlaicīgi ir informēti par situāciju, būs sagatavojuši savu argumentētu viedokli, mazāk laika tērēs tukšās sarunās un liekās emociju izpausmēs.
2. Atbilstoša dalībnieku izvēle
Dalībnieku loks atkarīgs no konkrētās sanāksmes mērķa.
A. Informatīvajā sanāksmē labāk uzaicināt plašāku cilvēku skaitu, lai viņi informāciju saņemtu tieši no vadības (sanāksmes vadītāja), bet ne no kolēģiem, kuri to var pārstāstīt jau ar saviem subjektīviem “labojumiem”.
B. Vienotas sapratnes veidošanai ieteicams uzaicināt dalībniekus no visām struktūrām, institūcijām un organizācijām, kuras kaut nedaudz var būt saistītas ar projektu (jaunām idejām) gan plānošanā, gan īstenošanā, gan arī gala produkta lietošanā. Šajā sanāksmē nav jāpieņem lēmums, bet sanāksmes vadītājam jābūt gatavam sniegt argumentētus papildus skaidrojumus par projektu, ja tas nepieciešams. Vajag vaidot sapratni par projektu, bet tas nenozīmē, ka jāpanāk vienprātība. Nevajag baidīties aicināt arī projekta oponentus. Šādā sanāksmē visas ieinteresētās puses saņem vienādu un nesagrozītu “starta” informāciju. Pieļaujamas arī dalībnieku savstarpējas diskusijas, kurās var parādīties problēmas un labas idejas, kuras projekta vadītājs palaidis garām iepriekš. Tomēr kādu jautājumu, kas skar vien dažus interesentus, var apspriest citu sanāksmju laikā vai pēc šīs sanāksmes beigām. Tā cienīsiet arī to cilvēku laiku, kuriem nav papildus jautājumu.
C. Lēmuma pieņemšanā piedalās tikai tie pārstāvji, kuri ir kompetenti un pilnvaroti pieņemt lēmumu konkrētā jautājumā. Nepieciešamības gadījumā var pieaicināt ekspertus (speciālistus), kuri sniedz nepieciešamo specifisko informāciju, bet nepieņem lēmumus. Tātad – dalībnieku skaits salīdzinoši neliels. Sanāksmes mērķis – konkrēti lēmumi par to, kas un kad jāizdara, kurš par ko ir atbildīgs.
3. Sanāksmes dalībnieku informēšana
Pēc tam, kad pieņemts lēmums par sanāksmes organizēšanu, iespējami agrāk tās dalībniekus jāinformē par:
- sanāksmes laiku
- sanāksmes vietu
- plānoto sanāksmes ilgumu
- sanāksmes mērķi
- kā dalībniekiem jāsagatavojas sanāksmei (jāpaņem kādi dokumenti, jāsagatavo ziņojumu, prezentāciju un tml.)
- kad dalībniekiem tiks nosūtīta nepieciešamā papildus informācija
Šāds sākotnējs paziņojums dalībniekiem ļauj laicīgi plānot savu laiku un izbrīvēt piedalīšanos jūsu plānotajā sanāksmē.
Tad, kad zināma sanāksmes darba kārtība un cita būtiska informācija, to dalībniekiem nosūta iepriekš noteiktajā laikā. Jo sagatavotāki uz sanāksmi ieradīsies dalībnieki, jo īsāku laiku tā aizņems un labāks būs rezultāts.
4.Sanāksmes vietas sagatavošana
Labi saskatāmas un nepārprotamas norādes kā atrast sanāksmes telpu pie ieejas ēkā vai arī sagaidošā persona
Dalībnieku skaitam atbilstošs ierīkotu vietu skaits telpā
Nepieciešamais aprīkojums telpā – projektors, dators, ekrāns, printeris, kopētājs un tml. (ja vajag to visu) un iepriekš pārbaudīt vai visas ierīces darbojas). Pēc Mērfija likuma – viss sabojājas pašā nepiemērotākajā brīdī, jo prezentāciju tehniku parasti lieto ne-speciālisti bet vienkārši ofisa darbinieki.
- Lasīt tālāk: Kā vadīt darba sanāksmes, vai arī varat atrast rakstus par līdzīgu tēmu: Projekta vadība
Papildus materiāls: Īss plāns kā plānot un vadīt sanāksmes – pdf formātā lejuplādēšanai
Ja jums šis raksts patīk un domājat, ka tas varētu interesēt arī jūsu draugus un paziņas, tad, lūdzu, iesakiet viņiem to, nospiežot uz kādu no zemāk redzamās attiecīgas sociālo tīklu ikonas (Draugiem, Facebook vai Twitter).
…
Visits: 307
