Projekta dokumentācijas pārvaldība

Projekta dokumentācijas apjoms atkarīgs no konkrētā projekta apjoma, ilguma, specifikas un iesaistīto organizāciju (personu) skaita. Nelieliem, īstermiņa projektos dokumentācijas parasti nav daudz un visiem tā pieejama gandrīz pilnā apjomā. Savādāk ir lielu un (vai) ilgtermiņa projektu gadījumā. Daudz lielāks ir ne tikai projekta dokumentācijas apjoms, bet projekta īstenošanā iesaistīto personu skaits. Daļai no viņiem projekta īstenošanai vajadzīga noteikta projekta dokumentācijas daļa uz konkrētu laika periodu. Nav arī saprātīgi visu projekta dokumentāciju pavairot un pilnā apjomā izsniegt visiem. Tādēļ projekta plānošanas stadijā jānosaka projekta dokumentācijas uzglabāšanas, izdošanas un saņemšanas kārtība. Šī kārtība ir loģiska daļa no Projekta informācijas aprites plāna.



1.Nosaka vietu, kurā glabāsies projekta dokumentācija pilnā apjomā, kā arī glabāšanas noteikumus. Piemēram, ir projekti, kuriem daļa dokumentācijas var būt pieejama tikai noteiktam personu lokam un tādi dokumenti ir glabājami atsevišķi.  Projektā iesaistītās personas zina šo vienīgo vietu un vajadzības gadījumā var saņemt nepieciešamo dokumentāciju vai arī tās kopijas. Pēc lietošanas beigām dokumentus nodod atpakaļ minētajā glabātuvē.

2.Nosaka kārtību (procedūru), kā var pieprasīt, saņemt un nodot vajadzīgos dokumentus. Ne mazāk svarīgi par pašu procedūru ir noteikt personu, kura ir pilnvarota pārskatīt un vajadzības gadījumā mainīt projekta dokumentācijas pieprasīšanas, saņemšanas un nodošanas kārtību. Lai nav tā, ka visi saprot – kārtība jāprecizē, bet neviens neuzdrošinās to darīt, vai arī kārtības noteicēji ir vairāki, bet viņu lēmumi nav savstarpēji saskaņoti.

3.Nosaka tiesības veikt izmaiņas projekta dokumentācijā. Pastāv liela varbūtība, ka projekta gaitā mainās dažādi faktori, kas ietekmē projekta mērķi un tā ieviešanas termiņus. Piemēram, mainās finanšu vai personāla resursu pieejamība, kavējas piegādes, mainās pasūtītāju vēlmes un tml. Tas nozīmē, ka ir nepieciešamība precizēt attiecīgus projekta dokumentus.

Lai neveidotos haoss, jānosaka:

  • Kuras personas un tieši kuros dokumentos drīkst veikt labojumus
  • Ar kurām personām jāsaskaņo izmaiņu veikšana
  • Kārtība, kā pārējais projekta personāls tiks informēts pa veiktajām izmaiņām projekta dokumentācijā

 

4.Nosaka dokumentu glabāšanas termiņus un iznīcināšanas kārtību. Projekta dokumentācija ir ne tikai plāni, darba uzdevumi, finanšu aprēķini, tehniskie projekti un līdzīgi dokumenti, bet arī savstarpējā sarakste, pārskata ziņojumi, sanāksmju protokoli, lēmumi un tml. piemēram, ilgtermiņa projektā nez vai ir nepieciešamība uzglabāt visus iknedēļas pārskatus. Tomēr daži dokumenti var būt nepieciešami arī pēc dažiem mēnešiem vai gadiem. Jānosaka, kura persona ir pilnvarota pieņemt lēmumu par katra konkrēta dokumenta uzglabāšanu vai iznīcināšanu.

Arī šie daži punkti norāda uz to, ka jebkurā projekta dokumentācijas apritē ir jābūt noteiktai kārtībai (procedūrai), kas jāievēro bez izņēmuma visiem. Tāpat svarīgi jau projekta sākuma stadijā noteikt personas, kuras ir pilnvarotas pieņemt lēmumus konkrētos jautājumos. Ne vienmēr tam ir jābūt tikai projekta vadītājam vai kādai citai augstākstāvošai amatpersonai.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmailby feather

You may also like...