Projekts pēc savas definīcijas ir noslēgts process, kurā laikā ievieš (izveido, uzbūvē) kaut ko līdz šim nebijušu. Lai to izdarītu, nepieciešams noteikts dažādu resursu apjoms. Tomēr līdz ar projekta mērķa sasniegšanu un “lentītes pārgriešanu” nekas tā īsti nav beidzies. Ja arī jauninājumu ieviešanai resursi tiek plānoti daudz maz precīzi, tad ļoti daudzos gadījumos aizmirst par resursiem, kādi nepieciešami projekta “produkta” uzturēšanai un lietošanai pēc projekta beigām. Šos izdevumus projekta budžetā ne vienmēr uzrāda, tomēr tiem noteikti jāparādās iestādes (uzņēmuma, organizācijas) kopējā budžeta projektos. Piemēram, iegādājoties jaunus un modernākus transporta līdzekļus, bieži galveno uzmanību pievērš tehnikas vienības cenai un kopējai pirkuma summai, piemirstot turpināt loģisko aprēķinu ķēdi – transporta līdzekļu izvietošanas, apkalpošanas, remontu un personāla apmācības izmaksas projekta īstenošanas laikā un turpmākajos gados.
Lai izvairītos no negaidītām (bet paredzamām) projekta ieviešanas un pēcprojekta posma izmaksu pozīcijām, var izmantot zemāk redzamās tabulas. Tajās uzskaitītas paredzamās izmaksu pozīcijas. Pamatojoties uz veicamo pasākumu loģisko secību un aizpildot prognozējamo izmaksu ailes, novērsīs neplānotu izdevumu parādīšanās risku.
| Projekta nosaukums | ||
| Organizācija, uzņēmums | ||
| Projekta vadītājs | ||
| Problemātika | Īss situācijas (problēmas) apraksts, kas ir jāatrisina ar konkrētā projekta īstenošanu | |
| Gaidāmais rezultāts | Izmērojams (“taustāms”) ieguvums no projekta īstenošanas | |
| Materiāli tehnisko līdzekļu (MTL) iegāde | ||
| MTL nosaukums un mērķis | Daudzums | Summa, ieskaitot PVN |
| MTL ieviešana ekspluatācijā (izmaksas no iegādes brīža līdz nodošanai lietošanā) | ||
| Nogāde no ražotāja līdz lietotājam | Summa, ieskaitot PVN | |
| Modernizācija un papildus aprīkojuma uzstādīšana | ||
| Reģistrācija, apdrošināšana un tml. | ||
| Personāla sagatavošana (atlase, apmācība) | Summa, ieskaitot PVN | |
| Apmācības programmu un mācību līdzekļu sagatavošana | ||
| Apmācības infrastruktūras (vietu) izveide | ||
| Tiešās apmācības procesa izmaksas | ||
| Infrastruktūras izveide | Summa, ieskaitot PVN | |
| Personālam | ||
| MTL izvietošanai un uzglabāšanai | ||
| Tehniskai apkalpošanai un remontiem | ||
| Ietekme uz citām jomām | Kāda ir projekta paredzamā ietekme uz citiem jau notiekošiem vai plānotiem procesiem vai projektiem | |
| Riski | Iespējamie riski, to ietekme uz projektu un ietekmes mazināšanas pasākumi | |
| Pirmā gada ekspluatācijas izmaksas | Summa (+ / – ) | |
| Projekta produkta ekspluatācijas izmaksas pirmajā gadā pēc projekta beigām, salīdzinot ar pirmsprojekta gada izmaksām | ||
Reizēm augstāk redzamās tabulas pēdējā rindā redzamie skaitļi par ekspluatācijas izmaksu salīdzinājumu pirms un pēc projekta īstenošanas, nav patīkami, jo faktiskais ieguvums no projekta nemaz nav tāds, kā gribētos vai arī, kāds tika solīts, lai saņemtu augstāk esošu vadītāju piekrišanu projektam.
Lai plānotu un kontrolētu projekta kopējās izmaksas, projekta produkta ekspluatācijas izdevumus un finanšu plūsmu, var izmantot arī kādu no zemāk redzamajām tabulām.
| Projekta galveno pasākumu plāns | ||
| Pasākuma nosaukums | Sākuma laiks | Beigšanas laiks |
| Preču un pakalpojumu apmaksas grafiks (plāns) (pa gadiem) | ||||||
| Prece vai pakalpojums | 20xx | 20xx | 20xx | 20xx | 20xx | Kopā, ar PVN |
| Projekta ieviešanas izmaksu plāns pa galvenajām pozīcijām (pa gadiem) | ||||||
| Izmaksu pozīcija (galvenais pasākums) | 20xx | 20xx | 20xx | 20xx | 20xx | Kopā, ar PVN |
| Paredzamās projekta produkta ekspluatācijas izmaksas pirms un pēc projekta
(pa gadiem) |
||||||
| Izmaksu pozīcija | Pirms projekta | 20xx | 20xx | 20xx | 20xx | Kopā, ar PVN |
Aplūkojot šīs papildus tabulas, var rasties jautājums – kamdēļ tās vajadzīgas?
Reāli ir tā, ka liels un būtisks informācijas apjoms ir atrodams apjomīgos līgumos, tehniskā dokumentācijā un citos dokumentos, kuros brīvi orientējas tikai attiecīgās nozares (jomas) speciālisti. Sastādot šādas vienkāršas un pārskatāmas kopsavilkuma tabulas var viegli konstatēt, vai, piemēram, paredzēti visi loģiski projekta etapi, vai nepieciešamie resursu aprēķināti visiem etapiem, vai var apvienot jaunā projekta procesus ar jau esošiem procesiem un citiem projektiem un tml. Līdz ar to tiek nodrošināta precīzāka projekta sagatavošana un īstenošanas plānošana, kas mazina risku vēlāk sastapties ar iepriekš paredzamām, bet tomēr nepamanītām problēmām.
Šo rakstu un tabulas varat lejuplādēt WORD.docx formātā šeit: Projekta īstenošanas un pēcprojekta resursu aprēķināšana
Views: 126
