Kuri faktori ietekmē projekta mērķi un rezultāta kvalitāti

projekta vadībaLoģiski, ka ierosinot ideju par kāda jauna projekta sākšanu, ikviens vēlas sasniegt iespējami labāku projekta rezultātu. Tādēļ, lai beigās nesanāktu liela vilšanās, projekta vadītājam jāsaprot, kuri ir tie trīs atslēgas faktori jeb ierobežojumi, kuru savstarpējā mijiedarbība arī nosaka reāli sasniedzamo projekta mērķi un projekta produkta kvalitāti.

Šie trīs projekta faktisko mērķi ietekmējošie faktori ir šādi:

  • Sasniedzamā kvalitāte
  • Reāli pieejamais finansējums
  • Projekta īstenošanai atvēlētais laiks

 

Sasniedzamo kvalitāti nosaka veicot projekta priekšizpēti un nosakot projekta konkrētos mērķus – analizējot radušos problēmu vai vajadzību. Kvalitāti var aprakstīt projekta produkta tehniskajā specifikācijā vai arī sasniedzamo funkciju (spēju) brīvā aprakstā, bet kvalitātes prasībās jānorāda konkrētus kritērijus, pēc kuriem var noteikt, vai ir sasniegts projekta mērķis.

Jārēķinās ar to, ka – jo augstākas tiek noteiktas kvalitātes prasības (jo vairāk grib sasniegt projekta ietvaros), jo lielāki resursi (laiks un nauda) būs vajadzīgi projekta mērķa sasniegšanai.

Reāli pieejamais finansējums ir projektu ietekmējošais faktors, kurš visbiežāk apcērp jaunās idejas un spiež samazināt kvalitātes prasības. To īpaši var attiecināt uz tiem projektiem, kuros paredzēts ieviest jaunas un dārgas tehnoloģijas un iepirkumu izmaksas sastāda projekta budžeta lielāko daļu.

Ja projekta mērķi noteikti jāsasniedz konkrētā laikā, tad jāpārskata kvalitātes prasības, atstājot tikai to daļu, kuru nosacīti var apzīmēt ar „noteikti vajag”. Bet tās vajadzības, par kurām var teikt – „labi, ja būtu”, izņem no projekta mērķa apraksta un kvalitātes prasībām.

Ja nav iespējams samazināt projekta produkta kvalitātes prasības, tad var apsvērt iespēju sasniedzamo mērķi sadalīt, nosakot ieviešanas etapus tā, lai katra etapa beigās būtu sasniegtas noteiktas, reāli izmantojamas spējas (piemēram, ieviesta daļa no plānotiem tehnoloģiskiem jauninājumiem). Galvenais nosacījums – katra projekta etapa gala rezultātam pēc tā sasniegšanas jābūt reāli pielietojamam. Pretējā gadījumā kaut ko iesākt un nepabeigt (neizmantot) – ir nelietderīga resursu izlietošana. Gaidot nākošo naudas „porciju” var mainīties vadības (organizācijas) mērķi vai arī jau izveidotais „produkts” var morāli un fiziski novecot, zaudējot jēgu turpināt projektu.

Piemēram, steidz iegādāties tādas tehnoloģiskās iekārtas, kurām ir pašreiz ir izdevīga cena, bet nav infrastruktūras, kur šīs iekārtas izmantot. Bet var izrādīties, ka ražotājs „nolaiž cenu” tāpēc, lai atbrīvotu vietu noliktavās nākošās paaudzes produkcijai. Kādās starpvalstu sarunās personīgi dzirdēju šādu „izdevīgu piedāvājumu”,  kura laikā viens no ražotāju delegācijas „izmeta frāzi”, ka piedāvātā prece ir novecojusi un to noņem no ražošanas un neražos arī rezerves daļas. Protams, ka pēc tādas frāzes piedāvājums tika noraidīts.

Projekta sadalīšana etapos jāveic atbilstoši pieejamam finansējumam katrā konkrētā laika posmā. Vēl būtu jāpatur prātā teiciens – nevar apvienot divas lietas „kvalitatīvi” un „lēti”.

Projekta īstenošanai atvēlētais laiks ir otrs, ne mazāk „sāpīgs” faktors, kurš ietekmē projekta rezultāta kvalitāti. Ir situācijas, kad vajadzība pēc projekta īstenošanas radusies pēkšņi un gala termiņš ir īsāks, nekā fiziski iespējams izpildīt pat tad, ja ir pietiekošs finansējums.

Visbiežāk šādas problēmas rodas tad, kad projekta īstenošana atkarīga no kāda tehnoloģiska procesa vai arī noteiktām procedūrām. Piemēram, lai kaut ko izgatavotu (uzbūvētu) jāievēro noteikts tehnoloģiskais process, kurš prasa noteiktu laiku un nav maināms. Tāpat neprognozējamas ir iepirkuma procedūru norises ilgums, kuras jāievēro valsts un pašvaldību institūcijām un uzņēmumiem.

Ja tehnoloģiskais process ir zināms, tad tā ilgumu var paredzēt vai arī izvēlēties citu tehnoloģiju, kura arī dod rezultātu, bet noteikti vismaz ar minimāli vajadzīgo kvalitāti. Bet iepirkumu procedūra pieskaitāma pie projekta riska faktora un var gadīties, ka „jāmeklē izeju” ar tiem līdzekļiem, kuri jau ir pieejami uz vietas. Šajā gadījumā gan noteikti cietīs projekta produkta kvalitāte.

Grūti apvienot arī šādus projekta rezultātu ietekmējošos faktorus – „ātri” un „kvalitatīvi”.

Nobeigums

Projekta vadītājam ne vien pašam jāpatur prātā to, kā projekta rezultāta kvalitāti ietekmē pieejamais finansējums un atvēlētais laiks, bet arī jāprot par to runāt ar projekta pasūtītājiem un projekta produkta lietotājiem jau pašā plānošanas procesa sākumā. Jau plānošanas gaitā jāatrod līdzsvars starp kvalitātes prasībām, reāli pieejamo finansējumu un atvēlēto laiku.

Pretējā gadījumā projekta mērķa kvalitātes prasības var uzstādīt reāli nesasniedzamā līmenī un kādam par to vajadzēs atbildēt. Vai varat uzminēt, kurš tad būs vainīgs projekta neveiksmē?

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmailby feather
rssyoutubeby feather

You may also like...