Projekta interesentu sanāksme

Laiciņu iepriekš rakstīju par projekta interesentiem un kā sagatavot un vadīt sanāksmi. Ja to visu saliek kopā – iznāk projekta interesentu sanāksme.

Interesentu sanāksmi parasti organizē projekta iniciators, kurš vienlaikus var būt pasūtītājs vai projekta produkta lietotājs. Sanāksmes mērķi var būt šādi:

  • Informēt klātesošos par situāciju, kas izraisījusi nepieciešamību ierosināt konkrēto projektu
  • Kādi būs ieguvumi no projekta īstenošanas
  • Kādi būtu projekta konkrēti mērķi īstenojot projektu
  • Kāda var būt projekta vadības organizācija
  • Projekta īstenošanā iesaistītās struktūras un kas no tām tiek gaidīts
  • Iespējamās projekta īstenošanas izmaksas un finansējuma avoti
  • Zināmie ierobežojumi un iespējamie riski
  • Projekta īstenošanas iespējamais laika grafiks

Šajā sanāksmē nevajadzētu ielaisties detaļās, bet sniegt vispārēju informāciju pēc iepriekšminētā plāna, lai klātesošie no pirmavota iegūtu vienādu „starta informāciju”, kas turpmāk atvieglo tiešu komunikāciju ar partneriem par konkrētiem jautājumiem.

Vērtīgi uzzināt visu klātesošo interesentu viedokli par plānoto projektu, lai atrastu sabiedrotos, noskaidrotu iespējamos oponentus un redzētu arī svārstīgos vai vienaldzīgos.

Lai iegūtā informācija būtu pārskatāma, var izveidot vienkāršu tabulu:

Projekta interesents

Iespējamā ietekme (+/-/0)

Līdzdalība projektā

Ārējie

Piegādātāji, celtnieki + , ieinteresēti saņemt pasūtījumus Var palīdzēt plānojot īstenošanas laika grafiku
Sabiedriskās organizācijas -, var apšaubīt līdzekļu izlietošanas lietderību Regulāri jāinformē par plāniem un to īstenošanu
Masu mēdiji 0, kamēr nenotiks kas ārkārtējs, īpašu uzmanību nepievērsīs Pašiem jāsniedz pozitīvā informācija

Iekšējie

Organizācijas vadība +, ieinteresēti projekta sekmīgā īstenošanā Tieši piedalās plānošanā un vadībā
Speciālisti, kuri gūst tiešu labumu no projekta +, ieinteresēti projekta sekmīgā īstenošanā, gatavi papildus slodzei Pieaicināmi detalizētu plānu izstrādē
Speciālisti, kuri negūst tiešu labumu no projekta -, var veidot „kluso” opozīciju, ja pieaugs noslodze papildus ierastajiem darbiem Jānosaka konkrēti uzdevumi, gaidāmie rezultāti

Šāda vienkārša tabula palīdz pārskatāmi redzēt sabiedrotos, kā arī laicīgi pamanīt oponentus un iespējamos riskus. Tādēļ svarīgi, lai katru kaut kā piesaistītu projekta īstenošanai – kaut vai periodiski pašiem viņus informējot par projekta gaitu, pajautājot viedokli un ieteikumus.

Var rasties jautājums – kāpēc? Daudzi projekti, kuros ieguldīti lieli finanšu līdzekli ir apturēti vai ievērojami grozīti tikai tādēļ, ka nav pajautāts visu interesentu viedoklis. It īpaši, ja projekta īstenošana saistīta ar ietekmi uz apkārtējo vidi.

Projekta interesentu sanāksmes gaitā:

  • Visiem dalībniekiem tiek sniegta identiska informācija par projektu tieši no pirmavota.
  • Saskatāmi sabiedrotie un arī iespējamie riska faktori.
  • Sanāksmes dalībnieki sniedz informāciju, kura varbūt nebija pieejama projekta iniciatoriem, bet būtiska projekta plānošanā un īstenošanā

Var jau likties, kāpēc atkal un atkal vajadzīgas dažādas sanāksmes projekta iniciēšanas fāzē – labāk ķerties uzreiz pie lietas un rīkoties. Tomēr faktiskās situācijas izzināšanā un reāli īstenojama plāna sastādīšanā ieguldītais laiks atmaksāsies tieši projekta īstenošanas stadijā, jo visiem iesaistītajiem būs skaidri uzdevumi, kuri sabalansēti ar reāli pieejamiem resursiem un laika rezervēm. Rūpīga sagatavošanās ievērojami samazina risku, ka vajadzēs veikt kādas  būtiskas izmaiņas projekta gaitā.

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmailby feather
rssyoutubeby feather

You may also like...