Laiciņu iepriekš rakstīju par projekta interesentiem un kā sagatavot un vadīt sanāksmi. Ja to visu saliek kopā – iznāk projekta interesentu sanāksme.
Pirmo projekta interesentu sanāksmi parasti organizē projekta iniciators, kurš vienlaikus var būt pasūtītājs vai projekta produkta lietotājs. Sanāksmes mērķi var būt šādi:
- Informēt klātesošos par situāciju, kas izraisījusi nepieciešamību ierosināt konkrēto projektu
- Kādi būs ieguvumi no projekta īstenošanas
- Kādi būtu projekta konkrētie mērķi īstenojot projektu
- Kāda var būt projekta vadības organizācija
- Projekta īstenošanā iesaistītās struktūras un kas no tām tiek gaidīts
- Iespējamās projekta īstenošanas izmaksas un finansējuma avoti
- Zināmie ierobežojumi un iespējamie riski
- Projekta īstenošanas iespējamais laika grafiks
Lai klātesošie projekta interesenti no pirmavota iegūtu vienādu „starta informāciju”, kas turpmāk atvieglo tiešu komunikāciju ar partneriem par konkrētiem jautājumiem, šajā sanāksmē nevajadzētu ielaisties detaļās, bet sniegt vispārēju informāciju pēc iepriekšminētā plāna.
Lai atrastu sabiedrotos, noskaidrotu iespējamos oponentus un redzētu arī svārstīgos vai vienaldzīgos, ir vērtīgi uzzināt visu klātesošo interesentu viedokli par plānoto projektu.
Lai iegūtā informācija būtu pārskatāma, var izveidot vienkāršu tabulu:
|
Projekta interesents |
Iespējamā ietekme (+/-/0) |
Līdzdalība projektā |
|
Ārējie | ||
| Piegādātāji, celtnieki | + , ieinteresēti saņemt pasūtījumus | Var palīdzēt plānojot īstenošanas laika grafiku |
| Sabiedriskās organizācijas | -, var apšaubīt līdzekļu izlietošanas lietderību | Regulāri jāinformē par plāniem un to īstenošanu |
| Masu mēdiji | 0, kamēr nenotiks kas ārkārtējs, īpašu uzmanību nepievērsīs | Pašiem jāsniedz pozitīvā informācija |
|
Iekšējie | ||
| Organizācijas vadība | +, ieinteresēti projekta sekmīgā īstenošanā | Tieši piedalās plānošanā un vadībā |
| Speciālisti, kuri gūst tiešu labumu no projekta | +, ieinteresēti projekta sekmīgā īstenošanā, gatavi papildus slodzei | Pieaicināmi detalizētu plānu izstrādē |
| Speciālisti, kuri negūst tiešu labumu no projekta | -, var veidot „kluso” opozīciju, ja pieaugs noslodze papildus ierastajiem darbiem | Jānosaka konkrēti uzdevumi, gaidāmie rezultāti |
Šāda vienkārša tabula, kuru var aizstāt arī kādu ar digitālu rīku, palīdz pārskatāmi redzēt sabiedrotos, kā arī laicīgi pamanīt oponentus un iespējamos riskus. Tādēļ svarīgi, lai katru kaut kā piesaistītu projekta īstenošanai – kaut vai periodiski pašiem viņus informējot par projekta gaitu, pajautājot viedokli un ieteikumus.
Var rasties jautājums – kāpēc? Daudzi projekti, kuros ieguldīti lieli finanšu līdzekli ir apturēti vai ievērojami grozīti tikai tādēļ, ka nav pajautāts visu interesentu viedoklis. It īpaši, ja projekta īstenošana saistīta ar ietekmi uz apkārtējo vidi.
Projekta interesentu sanāksmes gaitā:
- Visiem dalībniekiem tiek sniegta identiska informācija par projektu tieši no pirmavota.
- Saskatāmi sabiedrotie un arī iespējamie riska faktori.
- Sanāksmes dalībnieki sniedz informāciju, kura varbūt nebija pieejama projekta iniciatoriem, bet būtiska projekta plānošanā un īstenošanā
Var jau likties, kāpēc atkal un atkal vajadzīgas dažādas sanāksmes projekta iniciēšanas fāzē – labāk ķerties uzreiz pie lietas un rīkoties. Tomēr faktiskās situācijas izzināšanā un reāli īstenojama plāna sastādīšanā ieguldītais laiks atmaksāsies tieši projekta īstenošanas stadijā, jo visiem iesaistītajiem būs skaidri uzdevumi, kuri sabalansēti ar reāli pieejamiem resursiem un laika rezervēm. Rūpīga sagatavošanās ievērojami samazina risku, ka vajadzēs veikt kādas būtiskas izmaiņas projekta gaitā.
Visits: 69
