Projekta īstenošanas un pēcprojekta resursu aprēķināšana

projekta vadībaProjekts pēc savas definīcijas ir noslēgts process, kurā laikā ievieš (izveido, uzbūvē) kaut ko līdz šim nebijušu. Lai to izdarītu, nepieciešams noteikts dažādu resursu apjoms. Tomēr līdz ar projekta mērķa sasniegšanu un “lentītes pārgriešanu” nekas tā īsti nav beidzies. Ja arī jauninājumu ieviešanai resursi tiek plānoti daudz maz precīzi, tad ļoti daudzos gadījumos aizmirst par resursiem, kādi nepieciešami projekta “produkta” uzturēšanai un lietošanai pēc projekta beigām. Šos izdevumus projekta budžetā ne vienmēr uzrāda, tomēr tiem noteikti jāparādās iestādes (uzņēmuma, organizācijas) kopējā budžeta projektos. Piemēram, iegādājoties jaunus un modernākus transporta līdzekļus, bieži galveno uzmanību pievērš tehnikas vienības cenai un kopējai pirkuma summai, piemirstot turpināt loģisko aprēķinu ķēdi – transporta līdzekļu izvietošanas, apkalpošanas, remontu un personāla apmācības izmaksas projekta īstenošanas laikā un turpmākajos gados.




Lai izvairītos no negaidītām (bet paredzamām) projekta ieviešanas un pēcprojekta posma izmaksu pozīcijām, var izmantot zemāk redzamās tabulas. Tajās uzskaitītas paredzamās  izmaksu pozīcijas. Pamatojoties uz veicamo pasākumu loģisko secību un aizpildot prognozējamo izmaksu ailes, novērsīs neplānotu izdevumu parādīšanās risku.

 

Projekta nosaukums
Organizācija, uzņēmums
Projekta vadītājs
Problemātika Īss situācijas (problēmas) apraksts, kas ir jāatrisina ar konkrētā projekta īstenošanu
Gaidāmais rezultāts Izmērojams (“taustāms”) ieguvums no projekta īstenošanas
Materiāli tehnisko līdzekļu (MTL) iegāde
MTL nosaukums un mērķis Daudzums Summa, ieskaitot PVN
MTL ieviešana ekspluatācijā (izmaksas no iegādes brīža līdz nodošanai lietošanā)
Nogāde no ražotāja līdz lietotājam Summa, ieskaitot PVN
Modernizācija un papildus aprīkojuma uzstādīšana
Reģistrācija, apdrošināšana un tml.
Personāla sagatavošana (atlase, apmācība) Summa, ieskaitot PVN
Apmācības programmu un mācību līdzekļu sagatavošana
Apmācības infrastruktūras (vietu) izveide
Tiešās apmācības procesa izmaksas
Infrastruktūras izveide Summa, ieskaitot PVN
Personālam
MTL izvietošanai un uzglabāšanai
Tehniskai apkalpošanai un remontiem
Ietekme uz citām jomām Kāda ir projekta paredzamā ietekme uz citiem jau notiekošiem vai plānotiem procesiem vai projektiem
Riski Iespējamie riski, to ietekme uz projektu un ietekmes mazināšanas pasākumi
Pirmā gada ekspluatācijas izmaksas Summa (+ / – )
Projekta produkta ekspluatācijas izmaksas pirmajā gadā pēc projekta beigām, salīdzinot ar pirmsprojekta gada izmaksām

 

Reizēm augstāk redzamās tabulas pēdējā rindā redzamie skaitļi par ekspluatācijas izmaksu salīdzinājumu pirms un pēc projekta īstenošanas, nav  patīkami, jo faktiskais ieguvums no projekta nemaz nav tāds, kā gribētos vai arī, kāds tika solīts, lai saņemtu augstāk esošu vadītāju piekrišanu projektam.

Lai plānotu un kontrolētu projekta kopējās izmaksas, projekta produkta ekspluatācijas izdevumus un finanšu plūsmu, var izmantot arī kādu no zemāk redzamajām tabulām.

 

Projekta galveno pasākumu plāns
Pasākuma nosaukums Sākuma laiks Beigšanas laiks

 

Preču un pakalpojumu apmaksas grafiks (plāns)     (pa gadiem)
Prece vai pakalpojums 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx Kopā, ar PVN

 

Projekta ieviešanas izmaksu plāns pa galvenajām pozīcijām    (pa gadiem)
Izmaksu pozīcija (galvenais pasākums) 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx Kopā, ar PVN

 

Paredzamās projekta produkta ekspluatācijas izmaksas pirms un pēc projekta

   (pa gadiem)

Izmaksu pozīcija Pirms projekta 20xx 20xx 20xx 20xx Kopā, ar PVN

 

Aplūkojot šīs papildus tabulas, var rasties jautājums – kamdēļ tās vajadzīgas?

Reāli ir tā, ka liels un būtisks informācijas apjoms ir atrodams apjomīgos līgumos, tehniskā dokumentācijā un citos dokumentos, kuros brīvi orientējas tikai attiecīgās nozares (jomas) speciālisti. Sastādot šādas vienkāršas un pārskatāmas kopsavilkuma tabulas var viegli konstatēt, vai, piemēram, paredzēti visi loģiski projekta etapi, vai nepieciešamie resursu aprēķināti visiem etapiem, vai var apvienot jaunā projekta procesus ar jau esošiem procesiem un citiem projektiem un tml. Līdz ar to tiek nodrošināta precīzāka projekta sagatavošana un īstenošanas plānošana, kas mazina risku vēlāk sastapties ar iepriekš paredzamām, bet tomēr nepamanītām problēmām.

Šo rakstu un tabulas varat lejuplādēt  WORD.docx formātā šeit: Projekta īstenošanas un pēcprojekta resursu aprēķināšana

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmailby feather

You may also like...