Ja ar maza, vienkārša projekta vadīšanu var tikt galā projekta vadītājs viens pats, tad lielāku un kompleksu projektu vadīšanai tiek veidota projektu vadības grupa. Projekta vadības grupa nepieciešama vairāku iemeslu dēļ:
- Projekta plānošanas, dokumentācijas sagatavošanas, projekta īstenošanas process ir tik darbietilpīgs, ka to darot vienam cilvēkam palielinās kopējais projekta ilgums. Projekta grupas personāls dod iespēju daudzus procesus veikt paralēli, tā ievērojami ietaupot laiku.
- Projekta vadītājs viens pats nevar būt pietiekoši kompetents visās jomās, kuras tiek aptvertas plašā projektā. Pareizāk iesaistīt zinošus speciālistus.
- Projekta vadītājam pašam „dziļi ierokoties” kādā konkrētā projekta daļā vai arī ieslīgstot specifiskās detaļās nav iespējams redzēt projektu kopskatā – kas traucē pārraudzīt un koordinēt projekta īstenošanu.
Cilvēkus projekta vadības grupā iesaista ar noteiktu nolūku, atbilstoši projekta specifikai un projekta mērķim. Atbilstoši tam, projekta vadības grupā ir:
- Pastāvīgie projekta vadības grupas dalībnieki. Projekta vadītājs un speciālisti, kuriem jārisina savas kompetences jautājumi visā projekta plānošanas un īstenošanas laikā. Loģiski, ka tas ir pats projekta vadītājs. Vēl var būt finanšu speciālists (lai pārzinātu projekta finanšu jautājumus), jurists (līgumu sagatavošana), celtniecības (ja paredzami būvdarbi) un tamlīdzīgi, kuri atbildīgi par savu jomu visā projekta gaitā.
- Projekta vadības grupas dalībnieki uz noteiktu laiku. Tie ir kādas noteikts jomas speciālisti, kuru klātbūtne ir nepieciešama izstrādājot projekta īstenošanas plānu un lemjot par kādiem specifiskiem jautājumiem projekta ieviešanas gaitā. Parasti šos speciālistus iesaista projekta vadības grupā plānošanas stadijā un noteiktā projekta īstenošanas etapā, kad tas ir nepieciešams. Piemēram, tie var būt izveidojamā ražošanas objektā uzstādāmo iekārtu speciālisti, kuru zināšanas nepieciešamas izstrādājot projekta mērķu specifikāciju, kā arī tad, ka tiek montētas un regulētas ražošanas iekārtas projekta nobeiguma stadijā.
Veidojot projekta vadības grupu un izvēloties konkrētas personas, viens no svarīgiem jautājumiem ir šo personu plānotā noslodze projektā. Konkrēti:
- Pilna laika darbs projekta vadības grupā. Speciālists tiek atbrīvots no līdzšinējo amata pienākumu izpildes turpmāk strādā projekta vadītāja vadībā. Priekšrocība tā, ka speciālistam nav „jāsadala” sevi starp projekta vadītāju un savu tiešo priekšnieku, starp uzdevumiem projekta vadības grupā un tiešajiem amata pienākumiem. Ierobežojumi – tiešie priekšnieki nevēlēsies palikt bez labiem speciālistiem un darbā projekta vadības grupā labāk deleģēs darbinieku, bez kura „kādu laiku var iztikt” – tātad ne to labāko.
- Darbs projekta vadības grupā papildus amata pienākumiem. Priekšrocības? Uzreiz grūti saskatāmas. Ja nu vienīgi speciālists ir savas jomas fanāts un līdzdalību projektā saskata kā jaunu izaicinājumu un iespēju sevi parādīt ārpus līdzšinējiem „amata rāmjiem”. Ierobežojumi – speciālists savā ziņa ir „divu kungu kalps” un grūti nodalīt prioritātes, kurus uzdevumus veikt vispirms – tiešos amata pienākumus vai projekta vadītāja uzdevumus. Darbinieks ir stresā, ka var kaut ko nepaspēt laikā, kā arī pienākumi papildus ierastajiem rada diskomfortu.
Iepriekš minēti daži no faktoriem, kurus jāņem vērā veidojot Projekta vadības grupu. Iepriekš jau tika rakstīts par to Kā izvēlēties piemērotāko projekta vadītāju.
Savukārt vienā no nākošajiem rakstiem pastāstīšu par to, kā varētu izvēlēties piemērotākās personas darbam Projekta vadības grupā.
Visits: 94
