Laikā, kad dažādu mainīgu notikumu iespaidā daudzi cilvēki kļuvuši nervozi un neiecietīgi, varētu teikt tā, ka labs darbinieks ir labi informēts darbinieks. Tas it īpaši attiecināms uz patreizējo periodu, kad bieži, reizēm arī iepriekš neparedzēti, mainās darba pienākumi vai to izpildes nosacījumi. Tādēļ iestādes vadītājam jāspēj saviem darbiniekiem savlaicīgi sniegt visu tiem nepieciešamo informāciju.
Informācijai jābūt pilnīgai
Daudzos gadījumos darba izpildi nosaka dažādi normatīvie akti: likumi, MK noteikumi, citi dokumenti. Tomēr laikā, kad bieži tiek mainīti iepriekš pieminēti dokumenti, rodas neskaidrība tiešajiem darba darītājiem. Tādos gadījumos, kad radusies šī “atstarpe” starp formālām norādēm un nepieciešamību tomēr turpināt darba procesus, iniciatīvu un atbildību jāuzņemas iestādes vadītājam. Pamatojoties uz pieejamo informāciju, savu pieredzi un situāciju iestādē, jādod norādījumus (vadlīnijas), kā konkrētajā brīdī (līdz turpmākiem rīkojumiem) jāpilda darba pienākumus iestādē.
Jebkura novēlota vai nepilnīga informācija atstāj vietu neziņai, baumām, stresam, kas rada visai jūtamu iespaidu uz darbinieku motivāciju darīt savu darbu apzinīgi un kvalitatīvi.
Informācijai jābūt nepārprotamai
Norādījumiem (vadlīnijām) jābūt konkrētām, viegli saprotamām tiem, kuriem tās nāksies īstenot. Jāatmet emocijas un liekvārdība. Nevietā būtu atsauces uz to, ka kāds tur “augšā” kvalitatīvi vai laicīgi nav paveicis savu darbu. Darbinieki gaida skaidras, konkrētas norādes, kas un kā jāveic tieši viņiem. Uz vietas iestādē.
Kā nodot informāciju
Ja iestādē ir tikai daži darbinieki, kurus visus var sapulcēt vienlaikus vienkopus, norādījumus var dot mutiski.
Tomēr ieteicams šīs norādes sagatavot rakstveidā, jo:
- Laikā, kad cilvēka (lasi – vadītāja) prātā vienlaikus šaudās liels skaits dažādu domu, informācijas izlikšana rakstveidā arī citiem saprotamā tekstā, lieliski palīdz sakārtot paša “kustīgās” savas domas un rast risinājumu konkrētajā situācijā. Pēc tam pārskatot savu rakstu darbu arī acis “palīdz” saskatīt kādu nesakritību vai neloģiskumu rīcības plānos.
- Rakstveidā informācija līdz visiem darbiniekiem nonāks vienādā apjomā un saturā, ko nevar nodrošināt runājot ar cilvēkiem dažādos laikos, dažādās vietās, kad sarunu saturu un gaitu var ietekmēt citi neparedzēti apstākļi, sarunas dalībnieku emocijas un jautājumi. Tas neizslēdz iespēju pārrunāt radušos situāciju mutiski, tomēr kopsavilkumu izsniedzot rakstveidā.
- Rakstveida informāciju var izplatīt dažādos veidos: izsniegt sapulces (sarunu) dalībniekiem uz papīra, novietot labi redzamā vietā darbinieku koptelpā, ievietot iestādes iekšējā (darbinieku) interneta vietnē, izsūtīt e-pastā un tml. Paša pieredze rāda, ka daudzi darbinieki šādu informāciju izdrukā, noliek sev “pa rokai” un izmanto kā sava veida “padomdevēju” brīžos, kad radusies kāda neskaidrība.
Iepriekš aprakstītās iestādes darbinieku informēšanas metodes pats esmu pielietojis praktiski un pārliecinājies par to efektivitāti. Tā varēju nodrošināt, ka visi darbinieki ir saņēmuši vienādu informāciju. Tas gan neizslēdz kādus papildus jautājumu, kā arī nelielu improvizāciju rīkojoties, jo visi taču esam cilvēki ar savām “niansēm”.
Te gan gribētu pieminēt pašu svarīgāko – liela nozīme ir iestādes vadītāja paša iniciatīvai un spējai uzņemties atbildību brīžos, kad ne viss ir skaidri norādīts normatīvajos aktos vai citās norādēs “no augšas”. Pateikt – es tā esmu nolēmis! Darbinieki gaida skaidrus un nepārprotamus tieši sava vadītāja lēmumus un norādes.
Visits: 80
