Ar ko iesākt projekta vadīšanu

projekta vadībaIkvienam ir skaidrs, ka – lai vadītu jebkuru projektu ir jābūt veicamo darbu plānam. Plāna detalizācijas pakāpe atkarīga no:

  • projekta apjoma
  • ilguma
  • iesaistīto personu (institūciju) skaita
  • projekta budžeta

Maza projekta vadīšanai var pietikt ar vienkāršu plānu, kurā ietverts:

  • veicamie darbi
  • darītāji
  • termiņi
  • nepieciešamie resursi

Savukārt liela projekta īstenošanai rūpīgi jāveido detalizēts īstenošanas plāns, lai katrai iesaistītai personai (institūcijai) ir skaidri uzdevumi, termiņi un nepieciešamie resursi. Tomēr, pirms ķerties pie detalizēta projekta īstenošanas plāna izveidošanas, ieteicams veikt šādas darbības, lai ietaupītu laiku un pūles vēlāk:

 

Informācijas apkopošana uz analīze

Ar to domāju – pacensties iegūt informāciju par to, kā realizēti citi līdzīgi projekti. Kādi faktiski bijuši nepieciešami resursi, riska faktori, citas problēmas. Kāda dokumentācija bijusi nepieciešama, vai izmantojamas šo dokumentu sagataves, lai nebūtu tās jāveido no “nulles”.

Tāpat svarīgi noskaidrot pasūtītāja vēlmes un cerētos ieguvumus no projekta īstenošanas. Ja arī sākuma stadijā tā ir tikai vispārēja informācija vēlmju izteiksmē, tomēr noderīga izvēloties savu turpmāko rīcību.

 

Vienošanās par projekta pārraudzības procesu

Arī tajā stadijā, kad projekts vēl nav oficiāli iesākts un nav apstiprināta Projekta uzraudzības grupa, jāvienojas par to, kurām personām (institūcijām) būs noteicošais vārds lēmuma pieņemšanā jau pašā procesa sākumā, bet kuras personas vienkārši jāinformē par darbības gaitu un tuvākajiem plāniem, nepieļaujot viņu tiešu ietekmi uz projekta vadītāju. Ticiet man – kolīdz sāksies kāda darbība jaunas idejas īstenošanai – netrūkst augstos amatos esošu “ekspertu”, kuri centīsies izmanto savu varu un ietekmi. Īpaši tad, ja projekta vadītājs ir no vadības hierarhijas zemākajiem līmeņiem.

 

Noteikt projekta mērķus

Svarīgi formāli apstiprināt projekta virsmērķi un konkrētos mērķus, kā arī īstermiņa darbības plānu un atskaites punktus (milestones). Savā veidā tas ir arī projekta vadītāja vairogs pret iepriekš pieminēto ekspertu “tiešajiem” norādījumiem.

Projekta mērķiem jābūt reāli sasniedzamiem. Vispārējos vilcienos jābūt arī skaidriem  kritērijiem, pēc kuriem varēs noteikt to vai projekta mērķi ir sasniegti. Piemēram, sasniegtas noteiktas funkcionālās spējas, uzbūvēts funkcionējošs objekts un tml.

Apstiprinātie projekta mērķi ir galvenais virziena rādītājs projekta vadītājam turpmākajā darba plānošanā. Savā veidā tie ir arī projekta vadītāja vairogs pret iepriekš pieminēto ekspertu “tiešajiem” norādījumiem, kuri negaidīti var daudz ko sagriezt kājām gaisā vai radītu nevajadzīgu kņadu un stresu.

 

Noteikt svarīgākos projekta interesentus

Gan projekta pasūtītājam, gan projekta vadītājam jābūt līdzīgam viedoklim par to, kuri svarīgākie projektu ietekmējošie faktori – projekta interesenti, ar kuru viedokli jārēķinās visā projekta plānošanas un īstenošanas gaitā. Mūsdienās dažādām sociālām grupām un organizācijām reizēm ir ļoti liela ietekme uz dažādiem procesiem, kuri, kā liekas sākuma stadijā, uz tiem nemaz neattiektos. Interesantu viedokli vienmēr jāpatur prātā arī tad, ja pirmajā brīdī tas liekas mazsvarīgs.

 

Plānošanai nepieciešamo resursu aprēķins

Arī vienkārša projekta īstenošanas plāna sastādīšana prasa resursus. Kaut tikai paša projekta vadītāja laiku, telpas un biroja aprīkojumu. Tātad – liela projekta īstenošanas plāna sastādīšanai noteikti vajadzēs vairāk laika, piesaistīt noteiktas jomas ekspertus, organizēt tikšanās un sanāksmes, “ražot” dokumentus lielākā apjomā un  tml. Visu to paredzot un veicot aprēķinus arī nonāk pie plānošanai nepieciešamo resursu saraksta:

  • personāls – eksperti un tehniskais atbalsts
  • telpas un to aprīkojums
  • sakaru līdzekļi
  • transports
  • un tml.

Pieredzējis projekta vadītājs var vadīties no savas pieredzes, pielāgojoties konkrētajiem apstākļiem. Jaunam projekta vadītājam vairāk jābalstās uz saviem pieņēmumiem un šī raksta pirmajā punktā pieminēto citu projektu dokumentācijas analīzes. Bet to visu vajag veikt, pirms ķerties pie detalizētas projekta īstenošanas plāna sastādīšanas – mazāk iespēju vēlāk vilties un konstatēt, ka daudz kas izdarīts veltīgi.

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmailby feather
rssyoutubeby feather

You may also like...