Kas nav projekts

Projekta vadībaCik bieži mēs lasām, dzirdam un izrunājam vārdu “projekts” nemaz tā īsti neiedziļinoties šī termina būtībā. “Projekts” kļuvis kā modes vārds, kuru reizēm lieto tad, kad uzreiz grūti (vai negribam) atrast citu, piemērotāku apzīmējumu.  Un te nu “ceļš vaļā” visādiem pārpratumiem.

Piemēram, kādu laiku strādāju struktūrā, kurai bija vistiešākā saskare  ar reāliem projektiem. Ikdienas uz mana galda nonāca dokumenti, kuros virsrakstā vai tekstā  kāds bija lietojis terminu “projekts”.  Loģiski, ka ne jau katram būtu jāzina atšķirības starp projektu un citām jaunām aktivitātēm, bet bieži to jauc arī cilvēki vadošos amatos no kuru lēmumiem atkarīga ne tikai kāda konkrētā projekta virzība, bet uzņēmuma vai organizācijas sekmīga darbība.

Tātad – kur ir cēlonis šiem pārpratumiem.

Projektu nedēļa

Vispirms laikam jāpiemin skolās ieviestā „projekta nedēļa”, kuras laikā bērnus rosina radoši domāt (apsveicami!), nodarboties ar lietām, kuras skolā nedara ikdienā. Bet tas ir tālu no projekta patiesās būtības un nedod pareizu priekšstatu, kas tad īsti ir projekts.

Projektu rakstīšana

„Aiz” projekta rakstīšanas pārsvarā gadījumu slēpjas dažādu dokumentu un formu aizpildīšana ar mērķi dabūt finansējumu no investora vai kāda fonda. Esmu redzējis šādus dokumentus, kuros nepieciešams rakstīt ar pārliecību par ieceres nozīmību, svarīgumu un tml., bet rakstītajam nav „reāla seguma”. Ko ar to domāju? Nav veikta patiesās projektu vadības neatņemamā sastāvdaļa – situācijas izpēte  un visu faktoru analīze. Šādi rakstītie projekti nereti ir tikai kā vīzija par iecerēto rezultātu, bez pamatojuma un argumentācijas, vai to maz iespējams sasniegt un kā to izdarīt.

Līdz ar to – jau projekta sākuma stadijā ielikts neveiksmes vai grūtību cēlonis. Iespējams, ka cēlonis “projektu rakstīšanai” šādā formā ir tas, ka lēmumu finansējuma piešķiršanai pieņem tīri administratīvas (politiskas) personas, vērtē ideju, tās atbilstību kaut kādām vadlīnijām un politiskām nostādnēm, bet nevērtē projekta finansiālo efektivitāti, ieviešanas izmaksas un atmaksāšanās iespēju , nevērtē projekta rezultāta (produkta) dzīvotspēju pēc tā izveides.

Cik nav tādu “projekta produktu”, kuri pēc to izveides nespēj eksistēt patstāvīgi izmantojot tikai iepriekšplānoto finansējuma avotu, bet prasa jaunas un jaunas investīcijas “dzīvības uzturēšanai” bez plānotās atdeves.

Plānošanas dokumentu iedalījums

Tāpat par projektiem kļūdaini sauc pasākumu kopumu ilgtermiņā, kuram ir tikai vispārējs mērķis (uzlabot, pilnveidot, nodrošināt, …), ieskicētas galvenās aktivitātes un aptuvenais finansējums (un arī ne vienmēr). Šajā kategorijā (ko kļūdaini sauc par projektu) kā piemēru var pieminēt starpvalstu sadarbību kādā konkrētā jomā, kādas nozares vai uzņēmuma (organizācijas) attīstību ilgākā laika posmā un tml. Jā, piekrītu, ka tie ir jauni, nebijuši pasākumi (līdzīgas pazīmes kā projektam), bet tomēr tie nav projekti.

Pirms kāda laika  Valsts kanceleja mēģināja ieviest skaidrību šajā jomā, nosakot plānošanas un attīstības dokumentu principiālās iezīmes.

Vīzija – nosaka ilgtermiņā sasniedzamos attīstības mērķus, nenosakot ne konkrētas aktivitātes ne arī finansējuma apjomu. Atkarībā no organizācijas lieluma un līmeņa, vīzijas darbība attiecināma uz 6 – 20 gadiem. Protams, mainoties situācijai, to var pārskatīt pēc vajadzības, vai arī noteiktā laika intervālā (ik pēc 2, 4, 5, gadiem).

Programma  – norāda vīzijas mērķu sasniegšanai nepieciešamās aktivitātes (pasākumus), ieskicējot to izpildes termiņus (vai ilgumu) un nepieciešamo resursu apjomu, kā arī iespējamos aktivitāšu veicējus. Termiņš 2 – 6 gadi. Programmas pasākumus arī pārskata noteiktā laika periodā lai ņemtu vērā faktisko situāciju un izmaiņas uzņēmuma stratēģijā.

Plāns – ir programmas īstenošanai veicamo aktivitāšu saraksts, norādot konkrētus (reāli iespējamos) izpildes  un faktiski pieejamo finansējumu, kā arī par katru aktivitātes izpildi atbildīgo organizāciju vai amatpersonu. Atkarībā no organizācijas lieluma un līmeņa, plānu sastāda 1 -2 gadiem. Galvenais nosacījums, lai plāns nezaudētu jēgu un netiktu sastādīts tikai tāpēc, ka prasa „augšas” – kāds ir reāli pieejamais finansējums.

Praksē ļoti bieži rodas pārpratumi un nesaskaņas par šo minēto dokumentu būtību un lomu katrā no vadības līmeņiem, to faktisko pielietojumu. Piemēram, vīzijā ieraksta konkrētas aktivitātes tikai tāpēc, ka kādam no vadītājiem tās likušās īpaši svarīgas, bet pēc būtības tās attiecināmas uz plāna saturu. Tāpat arī augstāk stāvošā vadība programmu līmeņa dokumentos vēlas redzēt jau konkrētus aktivitāšu izpildes termiņus un finansējuma plānu, kaut vēl nav zināms ne faktiski pieejamā finansējuma apjoms, ne termiņi . Šāda situācija nereti novērojama budžeta iestādēs, kurās vīziju un programmu vēlas izstrādāt visai detalizētu, lai izmantotu par pamatu (argumentu) budžeta pieprasījuma aizstāvēšanai.

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmailby feather
rssyoutubeby feather

You may also like...