Viens no priekšnoteikumiem sekmīga projekta mērķa sasniegšanai ir – zināt konkrētu projekta mērķi visās tā detaļās.
Bieži lēmumu par projekta iniciēšanu un reālu īstenošanu pieņem balstoties tikai uz vispārējiem pieņēmumiem un vēlamā (sasniedzamā) statusa vīziju, ko labākajā gadījumā varētu nosaukt par projekta virsmērķi. Bet kā lai veic tālāko plānošanu, ja nav skaidri konkrētie sasniedzamie projekta mērķi – gala rezultāts, kuru var reāli „izmērīt” un novērtēt, salīdzināt ar vajadzīgo un plānoto ar faktiski sasniegto.
Lai iegūtu konkrētu projekta mērķu aprakstu (specifikāciju), ieteicams veikt šādas darbības:
Izzināt informāciju par projekta produkta (mērķa) vēlamo (sasniedzamo) stāvokli.
Šajā stadijā projekta vadītājam un vadības grupas locekļiem ir visai miglains priekšstats par to, kādam visās detaļās ir jābūt projekta gala produktam. Tādēļ par to tiek vākta informācija gan no potenciālajiem projekta produkta tiešajiem lietotājiem, gan augstākstāvošiem vadītājiem, gan sadarbības partneriem, gan iespējamiem servisa nodrošinātājiem un ražotājiem. Noteikti, ka visi informācijas avoti te nemaz netika uzskaitīti.
Informāciju iegūst uzdodot tiešus, specifiskus jautājumus, organizējot aptaujas, iepazīstoties ar dažādiem normatīviem aktiem un tamlīdzīgi.
Rezultātā tiek iegūta apjomīga informācijas „masa”, kurā, loģiski, ir katras aptaujātās puses subjektīvās intereses. Šajā posmā svarīgi saglabāt visu informāciju tādu, kāda tā ir iegūta, necenšoties to atsijāt vai kā citādi interpretēt „pa savam” un arī nepakļauties kādas ieinteresētās puses spiedienam.
Analizēt un sistematizēt iegūto informāciju par projekta vēlamo gala produktu
Iepriekš iegūtās informācijas „jūru” jāsāk grupēt un sistematizēt pēc izvēlētiem un apstiprinātiem kritērijiem, kuri vislabāk raksturo sasniedzamo mērķi. Šie kritēriji, piemēram, var būt šādi:
- Augstākstāvošas vadības vajadzības (informācija, noteiktas funkcionālās spējas)
- Tiešo lietotāju vajadzības (operacionālās un funkcionālās spējas, darba apstākļi)
- Lietošanas un apkalpošanas prasības (darba un uzglabāšanas vides apstākļi, citi noteikumi)
- Fiziskie parametri (gabarītu, svara ierobežojumi)
- Ekspluatācijas resursi (veids, daudzums, izmaksas)
- Un tml.
Sistematizējot informāciju pēc izvēlētajiem kritērijiem var labi pamanīt jomas, kurās nav nekādu pretrunu un viss saprotams, kā arī jautājumus, par kuriem ir pretrunīga vai arī nepietiekama informācija.
Sastādīt projekta mērķa aprakstu (specifikāciju)
Jau analizējot iegūto informāciju par vēlamo projekta produktu notiek pārrunas un viedokļu precizēšana ar visām projektā iesaistītām pusēm (projekta interesentiem). Savukārt sastādot projekta mērķa aprakstu jau precizētā informācija tiek „likta kopā” pārskatāmā un viegli saprotamā formātā. Specifiskās, konkrētas jomas speciālistiem domātās „detaļas” labāk pievienot pielikumos, lai atbildīgajām amatpersonām būtu vieglāk „uztvert” svarīgāko informāciju, kas nepieciešama lēmuma pieņemšanai.
Ja projekta mērķa apraksts ir plašs un ietver sevī vairākas jomas, kuras turpmākajā gaitā var būt pat kā apakšprojekti, tad ieteicams mērķa apraksta (specifikācijas) daļas numurēt (apzīmēt) un šos apzīmējumus saglabāt kā identifikācijas zīmes visā projekta dokumentācijā visā projekta plānošanas un īstenošanas gaitā. Tas ir tādēļ, atsevišķās specifikācijas sadaļās un apakšprojektos var būt vienādi procesu (darbu, priekšmetu, resursu) nosaukumi, kurus bez atšķirīgā apzīmējuma var viegli sajaukt.
Projekta mērķa apraksta saskaņošana un apstiprināšana
Tad, kad sastādīts labi pārskatāms un saprotams projekta mērķu apraksts (specifikācija), var izrādīties, ka kāda no ieinteresētajām pusēm iepriekš kaut ko „nav tā sapratusi” vai arī mainījusi savu iepriekšējo viedokli un projekta mērķa apraksts visām pusēm nav pieņemams.
Sākot darbu pie projekta noteikti jābūt atrunātām un apstiprinātām lēmumu pieņemšanas procedūrām – kādos jautājumos (par ko) kura amatpersona vai struktūra ir tiesīga pieņemt galīgo lēmumu.
Tas reāli nepieciešams jau šajā stadijā, kad kādam ir jāpieņem lēmums par to, kuras „puses” vajadzības būs noteicošās strīdīgos gadījumos. Ir situācijas, kad kādi no interesentiem savas vajadzības nostāda daudz augstāk par uzņēmuma (organizācijas) interesēm, ko tad arī nāksies izlemt pilnvarotai personai (struktūrai) saskaņā ar noteikto lēmuma pieņemšanas procedūru.
Nobeigums
Arī tagad nevar apgalvot, ka ir iegūts projekta mērķa apraksta negrozāmais gala variants. Vienmēr var gadīties, ka turpinot darbu pie nepieciešamo resursu aprēķiniem var gadīties, ka jāpārskata kāda no projekta mērķa aprakstā minētajām prasībām. Tas nozīmē, ka „saīsinātā” un vieglākā veidā „jāiet cauri” visai iepriekš aprakstītai projekta mērķa apraksta sastādīšanas procedūrai.
Visits: 66
